A IMPORTÂNCIA DA CONTABILIDADE GERENCIAL PARA OS GESTORES DAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS

A IMPORTÂNCIA DA CONTABILIDADE GERENCIAL PARA OS GESTORES DAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS THE IMPORTANCE OF MANAGEMENT ACCOUNTING FOR MANAGERS OF MICRO AND SMALL ENTERPRISES Camilo do Prado Cabral 1 Letícia Alves Alexandre 2 Paulo César Cândido Ribeiro 3 Emerson Carlos Vieira da Fonseca 4 RESUMO Este trabalho pesquisa a real utilização das informações contábeis pelos gestores das micro e pequenas empresas, mostrando a necessidade de se ter um intercâmbio bem estruturado entre gestor e contador de forma a possibilitar uma administração eficiente de seu negócio. Para ilustrar o tema proposto, apresentamos algumas definições de Contabilidade, os Conceitos mais relevantes de Micro e Pequenas empresas e dados obtidos em uma pesquisa que evidenciam a pouca utilização das informações contábeis pelos os gestores dessas empresas em suas atividades de planejamento financeiro, em decorrência de seu pouco conhecimento contábil e da pouca importância dada ao tema. As micro e pequenas empresas têm um papel expressivo na economia brasileira recebendo merecidamente tratamento diferenciado garantido em lei, apresentando altas taxas de natalidade e mortalidade. Dessa forma é imprescindível ao empresário tomar conhecimento da Contabilidade como instrumento de apoio à gestão, tornando sua empresa mais competitiva e promovendo sua maior permanência no mercado. Palavras-chave: intercâmbio, informações, administradores, contadores, tomada de decisão. ABSTRACT This paper describes the importance of accounting in micro and small businesses, showing the need to have access to relevant information to enable the manager to manage your business efficiently. To illustrate the theme, we present some definitions of accounting, the most important concepts of micro and small enterprises and research that highlights the lack of use of these accounting firms. Micro and small enterprises have a significant role in the Brazilian economy that deserve attention, because despite the high birth rate mortality is also quite high. Thus it is essential to know the entrepreneur as a means of accounting management support, making your company more competitive and promote greater permanence in the market. Keywords: exchange, information, administrators, accountants, decision making. 1. Contador, Pós-graduando do Curso de Controladoria, Auditoria e Perícia Contábil da Faculdade Noroeste, camilo_prado@hotmail.com. 2. Contadora, Pós-graduanda do Curso de Controladoria, Auditoria e Perícia Contábil da Faculdade Noroeste, leticiaalvesalexandre@hotmail.com. 3. Contador, Pós-graduando do Curso de Controladoria, Auditoria e Perícia Contábil da Faculdade Noroeste, pcandido@brturbo.com.br. 4. Contador, Pós-graduado em Administração Financeira, Pós-graduado em Auditoria e Perícia Contábil, Mestrando em Administração e Professor do Departamento de Pós Graduação da Faculdade Noroeste, emersonctr@hotmail.com. 1. INTRODUÇÃO O presente artigo reflete sobre a importância e o grau de utilização da informação contábil como elemento estratégico para a continuidade das micro e pequenas empresas, alertando para a necessidade da existência de uma contabilidade bem estruturada, capaz de demonstrar fielmente ativos, passivos, receitas, custos e despesas com ênfase na rentabilidade do capital investido e sua lucratividade operacional, contribuindo para o planejamento financeiro e gerencial desse segmento. Afastar o mito da contabilidade com finalidade única e exclusivamente fiscal, relacionando à sua falta ou ineficiência, também como uma das principais causas de insucesso dessas empresas juntamente com a excessiva carga tributária e à incapacidade administrativa de seus gestores. 2. CONTABILIDADE 2.1. Conceitos Fabretti (2003, p. 30) define a contabilidade como sendo: “a ciência que estuda, registra e controla o patrimônio e as mutações que nele operam os atos e fatos administrativos, demonstrando no final de cada exercício social o resultado obtido e a situação econômico-financeira da entidade”. Segundo Iudícibus e Marion (2007, p. 42): A contabilidade é o grande instrumento que auxilia a administração a tomar decisões. Na verdade, ela coleta todos os dados econômicos, mensurando-os monetariamente, registrando-os e sumarizando-os em forma de relatórios ou de comunicados, que contribuem sobremaneira para a tomada de decisões. De acordo com a Resolução do Conselho Federal de Contabilidade CFC - Nº 774/94, que dispõe sobre os Princípios Fundamentais da Contabilidade: A Contabilidade possui objeto próprio ? o Patrimônio das Entidades ? e consiste em conhecimentos obtidos por metodologia racional, com as condições de generalidade, certeza e busca das causas, em nível qualitativo semelhante às demais ciências sociais. A Resolução alicerça-se na premissa que a Contabilidade é uma ciência social com plena fundamentação epistemológica. Pizzolato (2000, p. 1) conceitua a Contabilidade da seguinte forma: A Contabilidade costuma ser chamada de linguagem da empresa. Trata-se de um sistema de coletar, sintetizar, interpretar e divulgar, em termos monetários, informações sobre uma organização. Como qualquer outro sistema de informação, a Contabilidade passa por contínua evolução na busca de aperfeiçoamento de seus métodos e processos. Para Ribeiro (2003, p. 19): “A Contabilidade é uma ciência que possibilita, por meio de suas técnicas, o controle permanente do Patrimônio das empresas”. 2.2. Desenvolvimento O desenvolvimento da contabilidade está diretamente relacionado ao desenvolvimento econômico. E como o momento econômico brasileiro é bastante promissor, o mesmo se pode afirmar da contabilidade brasileira. O profissional da área contábil é cada vez mais valorizado e suas atividades de coleta, registro, mensuração e relatórios tornam-se cada vez mais importantes para os empresários nas suas tarefas de tomadas de decisões. Essa consolidação da contabilidade como importante instrumento auxiliar da administração, deve-se ao fato de que as empresas, e principalmente as micro e pequenas, são vitimas fatais das decisões tomadas sem a devida atenção aos relatórios elaborados pela contabilidade. Nesse papel fundamental da contabilidade seus relatórios deixam de ser elaborados unicamente para os fins fiscais. 2.3. Principais Usuários Além do próprio empresário, que se utiliza da contabilidade para saber a saúde financeira de sua empresa e como melhorá-la, ainda podemos citar como principais usuários: investidores, fornecedores, clientes, bancos, governo, sindicatos e funcionários. 2.4. Contabilidade Gerencial As micro e pequenas empresas, para manterem-se atuantes e garantirem o sucesso nos negócios, precisam promover seu desenvolvimento organizacional. Para tal, podem fazer uso da Contabilidade Gerencial que visa basicamente fornecer informações aos gestores, auxiliando na tomada de decisão, visando uma correta aplicação dos recursos obtidos através das receitas das empresas. A Contabilidade Gerencial também se vale, em suas aplicações, de outros campos de conhecimento não circunscritos à contabilidade. Atinge e aproveita conceitos da administração da produção, da estrutura organizacional, bem como da administração financeira, campo mais amplo, no qual toda a contabilidade empresarial se situa. (IUDÍCIBUS, 1998). Conforme Crepaldi (1998, p. 18) a contabilidade gerencial é: “o ramo da contabilidade que tem por objetivo fornecer instrumentos aos administradores de empresas que os auxiliem em funções gerenciais. É voltada para a melhor utilização dos recursos econômicos da empresa, através de um adequado controle dos insumos efetuados por um sistema de informações gerenciais.” Para Iudícibus (1993, p. 15): “a contabilidade gerencial pode ser caracterizada, superficialmente, como um enfoque especial conferido a várias técnicas e procedimentos contábeis já conhecidos e tratados na contabilidade financeira, na contabilidade de custos, na análise financeira e de balanços etc., colocados numa perspectiva diferente, num grau de detalhe mais analítico ou numa forma de apresentação e classificação diferenciada, de maneira a auxiliar os gerentes das entidades em seu processo decisório.” Anthony (1979, p. 17) afirma que “A Contabilidade Gerencial preocupa-se com a informação contábil útil à administração”. Despojada dos princípios fundamentais está mais voltada a produzir subsídios aos empresários, buscando facilitar a tomada de decisão. A Contabilidade Gerencial se apoia no uso da Contabilidade Financeira, pois o conhecimento financeiro facilita o planejamento, a resolução de problemas e a tomada de decisão; além disso, é preciso conhecer contabilidade e finanças para compreender os relatórios financeiros organizados por outros segmentos da organização. Em Souza (2008, p. 19): A contabilidade gerencial e financeira tratam de reportar a alocação de recursos escassos. A contabilidade financeira é a principal fonte de informações sobre a alocação de recursos e a contabilidade gerencial proporciona informações que auxiliam os administradores a contratarem as aplicações e atividades internas e ainda decidir quais produtos vender, onde, quando e a quem vendê-las. A Contabilidade Financeira, por sua vez, fez surgir a Contabilidade de Custos que segundo Martins (2003, p. 21) “tem duas funções relevantes: auxílio ao controle e a ajuda às tomadas de decisões”. Ainda segundo Martins (2003, p. 21 e 22) a Contabilidade de Custos: No que diz respeito ao Controle, sua mais importante missão é fornecer dados para o estabelecimento de padrões, orçamentos e outras formas de previsão e, num estágio imediato seguinte, acompanhar o efetivamente acontecido para comparação com os valores anteriormente definidos. No que tange à Decisão, seu papel reveste-se de suma importância, pois consiste na alimentação de informações sobre valores relevantes que dizem respeito às consequências de curto e longo prazo sobre medidas de introdução ou corte de produtos, administração de preços de venda, opção de compra ou produção etc. 2.5. Características das Informações Contábeis Segundo as Normas Brasileiras de Contabilidade NBCT 1 - Das características da informação contábil, as principais características das informações contábeis são a compreensibilidade, ou seja, a informação contábil deve ser exposta na forma mais compreensível ao usuário a que se destine; a confiabilidade que faz com que o usuário aceite a informação e a utilize como base de decisões; a tempestividade que se refere ao fato de que a informação deve chegar em tempo hábil e a comparabilidade que deve proporcionar ao usuário o conhecimento da evolução entre determinada informação ao logo do tempo. 3. MICRO E PEQUENAS EMPRESAS 3.1. Conceitos Segundo Fabretti (2003, p. 36): Empresa é a unidade econômica organizada, que combinando capital e trabalho, produz ou faz circular bens ou presta serviços com finalidade de lucro. No Estatuto da Micro e Pequena Empresa, de 1999, o critério adotado para conceituar micro e pequena empresa é a receita bruta anual, cujos valores atualizados pelo Decreto nº 5.028/2004, de 31 de março de 2004, são os seguintes: - Microempresa: receita bruta anual igual ou inferior a R$ 433.755,14 (quatrocentos e trinta e três mil, setecentos e cinquenta e cinco reais e quatorze centavos); - Empresa de Pequeno Porte: receita bruta anual superior a R$ 433.755,14 e igual ou inferior a R$ 2.133.222,00 (dois milhões, cento e trinta e três mil, duzentos e vinte e dois reais). Já o regime simplificado de tributação - SIMPLES, que é uma lei de cunho estritamente tributário, considera receita bruta o produto da venda de bens e serviços nas operações de conta própria, o preço dos serviços prestados e o resultado nas operações em conta alheia, excluídas as vendas canceladas e os descontos incondicionais concedidos e adota um critério diferente para enquadrar micro e pequena empresa. Os limites, conforme disposto na Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, são: - Microempresa: receita bruta anual igual ou inferior a R$ 240.000,00 (duzentos e quarenta mil reais); - Empresa de Pequeno Porte: receita bruta anual superior a R$ 240.000,00 (duzentos e quarenta mil reais) e igual ou inferior a R$ 2.400.000,00 (dois milhões e quatrocentos mil reais). Além do critério adotado no Estatuto da Micro e Pequena Empresa, o SEBRAE utiliza ainda o conceito de número de funcionários nas empresas, principalmente nos estudos e levantamentos sobre a presença da micro e pequena empresa na economia brasileira, conforme os seguintes números: - Microempresa: I) na indústria e construção: até 19 funcionários II) no comércio e serviços, até 09 funcionários. - Pequena empresa: I) na indústria e construção: de 20 a 99 funcionários. II) no comércio e serviços, de 10 a 49 funcionários. Segundo Chér (1991, p. 17), “existem muitos parâmetros para definir as pequenas e médias empresas, muitas vezes dentro de um mesmo país, como no Brasil”. Isso mostra que nenhuma definição que se possa ter a respeito de micro e pequenas empresas será algo absoluto, mas apenas limitado a determinados pontos de vista, ou órgãos aos quais essas definições estão vinculadas. 3.2. Tratamento Favorecido, Diferenciado e Simplificado A Constituição Federal de 1988, em seus artigos 146, 170, 179 contêm os marcos legais que fundamentam as medidas e ações de apoio às micro e pequenas empresas no Brasil. O artigo 170 insere as MPEs nos princípios gerais da ordem econômica, garantindo tratamento favorecido a essas empresas. O artigo 179 orienta as administrações públicas a dispensar tratamento jurídico diferenciado ao segmento, visando a incentivá-las pela simplificação ou redução das obrigações administrativas, tributárias, previdenciárias e de crédito por meio de leis. O artigo 146 contém dois novos dispositivos, aprovados pela Reforma Tributária de 2003, prevendo que uma lei de hierarquia superior, a lei complementar, definirá tratamento diferenciado e favorecido para as MPEs, incluindo um regime único de arrecadação dos impostos e contribuições da União, dos Estados e dos Municípios, além de um cadastro unificado de identificação. Fato consumado com a aprovação da Lei Complementar 123/2006. Os artigos acima constituem as principais referências para a adoção de medidas de apoio às MPE, por meio de legislação infra-constitucional, como leis, decretos e outros instrumentos legais. 3.3. Características Gerais São características das micro e pequenas empresas: baixa intensidade de capital; altas taxas de natalidade e de mortalidade; demografia elevada; forte presença de proprietários, sócios e membros da família como mão-de-obra ocupada nos negócios; poder decisório centralizado; estreito vínculo entre os proprietários e as empresas (não se distinguindo, principalmente em termos contábeis e financeiros, pessoa física e jurídica) e registros contábeis pouco adequados. 3.4. Principais Problemas Encontrados Em grande parte da mortalidade das empresas a principal causa é a falta de conhecimento administrativo, falta de experiência e planejamento, inexistência de um controle do fluxo de caixa, falta de capital de giro, decisões tomadas sem dados confiáveis. Somente o conhecimento técnico do negócio não garante o sucesso do empreendimento. Segundo Arruda (2002, p. 69): Na realidade, os obstáculos ou dificuldades encontrados pelas micro e pequenas empresas são função do padrão de comportamento dos empresários em relação à competitividade que, por sua vez, resulta da educação que tiveram e do ambiente em que vivem. Além destes também podemos citar: Contratação direta de mão-de-obra; utilização de mão-de-obra não qualificada ou semiqualificada; baixo investimento em inovação tecnológica; maior dificuldade de acesso ao financiamento de capital de giro; relação de complementaridade e subordinação com as empresas de grande porte. 3.5. A Importância As micro e pequenas empresas - MPE's - nas atividades de comércio e serviços cobrem cerca de 80% da atividade total do segmento das micro e pequenas empresas, tanto em termos da receita gerada como das pessoas nele ocupadas representando grande maioria das unidades produtivas. Segundo dados do SEBRAE, cerca de 71% das micro e pequenas empresas abertas anualmente no Brasil fecham antes de completar cinco anos. Isso ocorre porque o micro empresário não utiliza ou não sabe como utilizar as informações contábeis devido à falta de capacitação administrativa. 4. A CONTABILIDADE GERENCIAL E AS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS Segundo Silva (2002, p. 23) “Uma empresa sem Contabilidade é uma entidade sem memória, sem identidade e sem as mínimas condições de sobreviver ou de planejar seu crescimento”. Para Beuren (1998, p. 45), “na área contábil a geração de informações para a gestão não tem sido satisfatória”. Para Iudícibus (1998), o objetivo da Contabilidade, então, pode ser estabelecido como o de fornecer informação como suporte à tomada de decisão, tanto dos usuários externos quanto dos usuários internos das entidades. No contexto atual, o contador tem o papel de um mero calculador de impostos, apenas se preocupando com a parte burocrática da empresa e cumprindo as obrigações fiscais e assessórias que a legislação impõe. Os usuários reclamam do atendimento insatisfatório de suas necessidades de informações e os próprios profissionais da área contábil reconhecem que, nos últimos tempos, a ênfase da contabilidade tem recaído apenas em relatórios voltados para a área fiscal, municipal, estadual ou federal e a fins societários, não sendo trabalhado o lado estratégico, principalmente nas pequenas empresas. Evidencia-se de um lado gestores impossibilitados financeiramente de contratar profissionais e serviços especializados capazes de fornecer-lhes as informações e acessoria desejada e de outro contadores insatisfatoriamente remunerados e desmotivados pela pouca importância dispensada ao seu trabalho. Para Oliveira (1992), a informação auxilia no processo decisório, pois quando devidamente estruturada é de crucial importância para a empresa, associa os diversos subsistemas e capacita a empresa a impetrar seus objetivos. Segundo Iudícibus e Marion (2002, p. 55) “a informação contábil estruturada, fidedigna, tempestiva e completa pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso”. 5. MATERIAL E MÉTODO A pesquisa a seguir é caracterizada como aplicada quanto à natureza, quantitativa quanto à forma, descritiva quanto ao objetivo, bibliográfica quanto aos procedimentos e quanto aos meios é de campo de natureza exploratória. Para a amostra selecionamos, em um escritório de contabilidade, 102 micro e pequenas empresas registradas na junta comercial do Estado de Goiás, na cidade de Caldas Novas, que iniciaram suas atividades a partir de 2002. O intuito é apurar o perfil dos gestores das micro e pequenas empresas, relacionando-o à capacidade de entender e interpretar as informações contábeis, influenciando diretamente no grau de utilização dessas informações. A pesquisa foi realizada entre os meses de janeiro e junho de 2011 através de um questionário aplicado aos administradores. 6. RESULTADOS E DISCUSSÃO No primeiro questionamento perguntamos a posição hierárquica do administrador dentro da empresa. O resultado foi: 97,06% são proprietários e 2,94% são gerentes. Esse percentual confirma a forte presença de proprietários como mão de obra ocupada nos negócios e acentua a falta de contratação de profissional especializado em administração, em decorrência não só pela incapacidade financeira, mas principalmente pela cultura familiar que impera nessas empresas. Figura 1- Posição hierárquica dos administradores. No segundo questionamento perguntamos aos administradores quanto ao seu grau de formação escolar. O resultado obtido foi de: 3,92% empresários possuem formação superior; 4,90% estão cursando o nível superior; 11,76% possuem segundo grau técnico; 70,59% tem o segundo grau completo e 8,83% dos empresários não possui o segundo grau completo. Este resultado evidencia que a maioria dos administradores possui apenas formação básica, limitando a capacidade de entender e interpretar as informações contábeis, influenciando diretamente no grau de utilização dessas informações pelo desconhecimento da importância das ferramentas contábeis de gestão. Figura 2- Formação escolar dos administradores. Os administradores foram questionados quanto ao uso das informações prestadas pelo contador dentro da empresa. O resultado foi de: 87,25% dos administradores fazem uso da informação contábil apenas no atendimento ao fisco e 12,75% para a tomada de decisão. O que ressalta a afirmação de Marion (1988), de que a informação contábil é utilizada em um volume muito grande para atender a exigências fiscais. Os administradores não se preocupam devidamente em conhecer, através da observação e interpretação das demonstrações contábeis, os valores de seus ativos, passivos, receitas e despesas e a real rentabilidade de sua empresa. Figura 3- Uso da informação contábil pelo administrador. Os administradores foram questionados quanto ao monitoramento junto ao escritório de contabilidade das operações que envolvem sua empresa. Dos entrevistados 19,61% monitoram, 74,51% monitoram de forma superficial e 5,88% não monitoram. Considerando que este monitoramento é realizado, em sua maioria quanto à escrituração fiscal, reafirma-se a preocupação meramente com a carga tributária, desprezando-se a escrituração contábil como ferramenta de análise econômica e financeira de sua empresa, o que muitas vezes os leva a não se preocupar com a remessa aos escritórios, de todos os documentos necessários. Figura 4- Percentual quanto ao monitoramento das operações. Os administradores foram questionados sobre o que esperavam de seus escritórios para um melhor desempenho administrativo de suas empresas. O resultado foi de: 13,73% dos empresários esperam um melhor acompanhamento e orientação gerencial, 6,86% esperam uma maior e melhor comunicação com os escritórios, 71,57% esperam por parte dos seus escritórios uma redução da carga tributária e 7,84% não esperam ou não necessitam de nada para melhorar seu desempenho administrativo. Percebe-se uma nítida preocupação com a carga tributária e o desejo de reduzi-la, abrindo mão da integração das informações oriundas da Contabilidade de Custos, Financeira, Tributária e Gerencial que por si só poderiam auxiliá-los nos problemas quanto à incapacidade administrativa e tributária. Figura 5- Expectativa quanto aos escritórios de contabilidade. Em outra questão verificamos se as informações fornecidas aos escritórios são completas com relação às operações das empresas. O resultado foi de 7,84% fornece somente o que é pedido, 9,80% fornecem informações completas e 82,36% fornecem informações incompletas. Talvez em decorrência da adoção do sistema simplificado de tributação com ênfase na escrituração do livro caixa com inclusão da movimentação bancária, observa-se aqui que os escritórios não obtêm informações necessárias para processar relatórios gerenciais, o que dificulta um resultado eficaz para a entidade. Figura 6- Percentual quanto às informações fornecidas aos escritórios. No sétimo questionamento perguntamos se os gestores se utilizam da Contabilidade Gerencial. O resultado foi 5,88% utilizam e 94,12% não utilizam. Restando comprovado que como os gestores das micro e pequenas empresas, em sua grande maioria, não se utilizam da Contabilidade Gerencial fica mais difícil a previsão e o planejamento quanto às eventuais adversidades futuras que poderão comprometer a solvência de suas empresas. Figura 7- Percentual quanto à utilização da Contabilidade Gerencial. Na última questão, procurou-se verificar como os gestores determinam a margem de lucro. O resultado foi 10,78% a determinação da margem de lucro varia por produto, 79,42% porcentagem fixa, 9,80% pela oferta e procura. Aqui evidencia-se que os gestores das micro e pequenas empresas, muitas vezes, se utilizam de conhecimentos empíricos, não levando em consideração custos, despesas para a determinação de sua margem de lucro. Operam sem conhecer a real margem de lucro de suas transações, o que agrava ainda mais a descontinuidade dessas empresas. Figura 8- Quanto à determinação da margem de lucro. 7. CONCLUSÃO Diversos estudiosos atuais são categóricos em afirmar que a boa administração só pode ocorrer, independentemente do ramo e ou do porte da empresa, se combinados dentre outros os seguintes fatores: uma contabilidade atualizada, ágil, integrada e aliada aos objetivos empresariais de seus usuários produzindo informações seguras que contribuam para o processo de gestão; a existência de um forte e estruturado intercâmbio de informações entre gestores e contadores capaz de propiciar ao gestor o aperfeiçoamento interno dos controles, rotinas e atividades da organização e a conscientização dos gestores quanto à necessidade de continuidade de sua formação para que eles possam ser capazes de desenvolver novas e melhores formas de controlar o seu negócio, possibilitando a tomada de decisões de forma mais racional e assim garantir a continuidade e o sucesso de sua empresa. Desta forma, com a presente pesquisa concluímos, apesar da limitação do universo pesquisado, que um dos maiores problemas enfrentados pelas Micro e Pequenas Empresas está na forma como as informações contábeis são pouco exploradas pelos seus gestores, quer seja por sua pouca formação gerencial, pela incapacidade financeira de se obter tais informações ou pela excessiva preocupação unicamente com a carga tributária. 8. REFERÊNCIAS ANTHONY, Roberto N. Contabilidade Gerencial. São Paulo: Atlas, 1979. ARRUDA, Mauro. Rev. Sebrae nº 6. A inserção de produtos no mercado. 2002. BEUREN, I.M.Gerenciamento da informação. São Paulo: Atlas, 1998. CHÉR, Rogério. A gerência das pequenas e médias empresas: o que saber para administrá-las, 2ed. rev. e ampl. São Paulo: Maltese, 1991. CREPALDI, Silvio Aparecido. Contabilidade Gerencial, Teoria e Prática. São Paulo: Atlas, 1998. FABRETTI, Láudio Camargo. Prática tributária da micro, pequena e média empresa, São Paulo: Atlas, 2003. 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