Por Heloisa Motoki em 24/09/2011
A Receita Federal do Brasil – RFB, determina que o contribuinte pessoa jurídica, é obrigado a conservar em ordem, os livros, documentos e papéis relativos à sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.
Em ocorrendo o extravio, a deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, o contribuinte deverá fazer a publicação, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e ainda fará minuciosa informação, dentro de 48 horas (quarenta e oito horas), ao órgão competente do Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da Receita Federal do Brasil – RFB, de sua jurisdição.
Importante ressaltar que a legalização de novos livros ou fichas somente deverá ser providenciada, após efetuada as comunicações aos órgãos competentes.
Ainda, eventuais comprovantes da escrituração do contribuinte, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, devem ser conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.
Os procedimentos adotados, por contribuinte que tiveram sua escrituração contábil extraviada, deteriorada ou destruída, estão disciplinados no artigo 264 do Regulamento do Imposto de renda – RIR/99.
Quanto à comunicação de extravio, Furto ou Perda de Livros e Documentos Fiscais, o Regulamento do ICMS de Santa Catarina, determina que quando forem extraviados, perdidos, furtados, roubados ou, por qualquer forma, danificados ou destruídos livros fiscais, documentos fiscais ou ECF, o contribuinte ou responsável, deverá proceder da seguinte forma:
I - dentro de 48 (quarenta e oito) horas da ocorrência, comunicar o fato, por escrito, à Gerência Regional a que está jurisdicionado, juntando Laudo Pericial fornecido pela Polícia Civil, Corpo de Bombeiros ou órgão da Defesa Civil, relativo ao ocorrido, e discriminar as espécies e números de ordem dos livros e documentos fiscais, se em branco ou total ou parcialmente utilizados, os períodos a que se referirem, bem como o montante, mesmo aproximado, das operações e prestações cujo imposto ainda não tiver sido pago, e, se for o caso, marca, modelo, versão do “Software” Básico e número de fabricação do ECF;
II – publicar o ocorrido, no prazo de 3 (três) dias de sua ocorrência:
a) tratando-se de documentos fiscais, via Internet, na página oficial da Secretaria de Estado da Fazenda, mediante utilização de aplicativo específico;
b) nas demais hipóteses, no Diário Oficial do Estado e em 2 (dois) jornais de grande circulação na região e no Estado, devendo a comprovação da publicação ser entregue à Gerência Regional, em até 15 (quinze) dias, para juntada à comunicação prevista no item I;
III - providenciar, no prazo de 30 (trinta) dias, a reconstituição da escrita fiscal, em novos livros regularmente autenticados, bem como, se for o caso, a impressão de novos documentos fiscais, obedecida a seqüência da numeração, como se utilizados os livros e documentos fiscais perdidos.
A publicação a que se refere o item II deverá conter, no mínimo, as seguintes informações, conforme o caso:
a) - modelo, série, subsérie e números dos respectivos livros e documentos fiscais;
b) – marca, modelo, versão do “software” básico e número de fabricação do ECF.
Sugestivamente, recomendamos como forma de resguardar o contribuinte, que o mesmo providencie a competente anotação no Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência – RUDFTO (Fundamento Legal: Anexo 5, arts. 164 e 181 do RICMS/SC).
* da equipe técnica da Informe Lex - http://www.informelex.com.br/.
Fonte: Portal Contábil SC
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